论当今时代下如何保障档案的真实性和更好发展档案管理信息化

  当今信息化时代科学技术迅猛发展,人类社会正在从工业社会向信息社会迈进,信息在社会生活中发挥着巨大的作用,可以说信息资源已成为经济发展的首资源,信息化建设工作是公司重的基础管理工作之一。随着信息化的发展,传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需,电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用,这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。随着改革形势的发展,如何提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求,适应日趋发展的新形势,这是档案工作的新课题。 
  关键词档案管理;档案工作;真实 
  1 如何保障档案的完整与真实 
  档案完整与真实性问题是档案学的基本理论问题之一。由于档案是人类社会历史发展中对时事有意保留的记录,而非事后撰写,它形成的特殊方式比其他资料更为真实。因此,档案的完整与真实是档案的生命。如今,我们研读档案文本,其实是对形成者意识到的历史 真实更为充分和理性的再理解过程,同时,我们再理解的主观意识也受到我们所处的社会环境和自身的认知能力的制约,所以,我们所理解到的事实,也只能是离历史自身的真实更进一步的、相对的真实。 
  1.意识的规范 
  档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维,是文件的形成者对有保存价值的文件进行及时归档保存的自觉意识,是人们对档案的重视程度,以及在利用档案时对档案的保护意识,是一种将个人行为与档案的相关内容结合起来的一种信息素养。档案意识也是开展依法治档的一项重内容。全员档案意识的培养需档案人员积极推广,通过普及档案知识鼓励全员参与其中。档案意识增强带来的效果就是,查找资料首先想到的地方就是档案室(馆)。档案意识落实在行动上就是注意收集、认真整理、严格保管、热情服务。 
  2.利用法律法规和制度进行约束 
  2.1法制保障 
  《中华人民共和国档案法》简称《档案法》,是国家为加强对档案的收集、整理、有效保护和利用,为现代化建设服务而制定的法律。《档案法》具有普遍性,对全体社会成员具有普遍的约束力,任何个人或者组织违反《档案法》,都必须承担相应的法律责任。当前,《档案法》宣传力度不够,社会档案意识和档案法制意识还未深入人心,档案工作的性质、意义与作用仍不为社会各界所认知,《档案法》不能有效落实。 
  2.2制度保障 
  规章制度是单位内部的“法律”,是维护公平、公正的有效手段。档案工作者不仅遵守法律、法规,还必须遵守本单位的规章制度。编制合理的规章制度结合本单位具体情况和自身特点,应遵循以下原则(1)规范性。在国家和地方的法律法规政策指导下,制定相应的管理制度、业务规范和行为准则进行规范管理。(2)科学性。档案管理各个环节应符合档案学基础理论和技术求,科学制定标准化、规范化业务规范。(3)保密性。在制作、收发、传递、使用、保存、销毁各个环节制定相应的管理规定和实施细则,明确在一定时间内只限一一定范围的人员知悉的事项范围和行为规范。(4)安全性。做好“九防”管理。同时,保证网络环境下使用及传输安全。 
  2 如何更好地发展档案管理信息化 
  1.转变传统的档案管理模式,把实体管理变为信息管理 
  随着现代化管理技术和设备的引进,特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境,现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前,档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需,从实体档案管理转变为对信息资源的管理,以信息为管理对象,对形成的各种门类的档案进行数字化加工,利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源,档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值,它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益,使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。 
  2.建立有效的信息系统,充分、合理、安全地使用电子档案 
  实现档案信息化,就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统,为此,档案管理部门做好以下几项工作首先,改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程,使之适应档案信息管理的需;其次,依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次,在信息系统中建立完善的内部控制制度,确保档案的安全。 
  3.在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法 
  由于现代信息技术在档案管理中的运用,新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现,提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆(室)建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题,档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。 
  4.提高档案工作者的专业素质,实现档案管理的科学化 
  首先,档案管理者必须具有多元化的知识结构,现代科学成果在档案管理中的大量运用,迫使档案工作者不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识,其中尤为重的是计算机、数学等学科的知识,它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握档案专业知识,如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次,从档案管理现代化发展趋势看,档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、進行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习、相关知识,上级档案管理部门积极创造条件,有计划的选送档案管理人员进行深造,进行离岗培训,还可以采取以老带新、以强带弱的办法,互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。 
  5.提高档案工作者的信息安全素质,实现档案管理的安全化 
  随着信息化时代的到来,新领域、新门类、新载体档案不断涌现,给档案工作者在素质上提出了更高的求,同时,我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重的基础性工作,档案工作的责任感即档案工作者认识到档案事业发展的必性,把工作的着力点转向未来,深化服务意识,树立以服务促管理,以管理完善服务的观念,充分发挥档案管理的综合功能,更新服务观念,拓展服务领域,改革服务方式,大胆探索,努力实践,使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重保证。 
  6.档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平 
  人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下,实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言,这一目标也具有非常重的指导意义。档案信息化建设是一个过程,在这一过程中,伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化,档案信息化建设的阶段性目标也及时做出相应调整,档案管理理论所面临的创新与发展求也会表现出一定差异。因此,在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前,认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。 
  3 结束语 
  总之,在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重的地位。档案部门转变观念,改变传统的档案管理模式,就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统,使档案管理工作更好地适应信息时代发展的求,为经济建设和社会发展服务。